Nachfassen nach der Messe: Aufbau und Textbeispiel
Zeitpunkt
Innerhalb weniger Tage, solange die Erinnerung frisch ist. Planen Sie die Zeit dafür schon vor der Messe ein.
Aufbau
- Bezug: Wo und worüber haben Sie gesprochen?
- Nutzen: Was bringt dem Kontakt der nächste Schritt?
- Vorschlag: Konkreter Termin oder konkrete Unterlage.
- Einfacher Weg: Antwortmöglichkeit, Telefonnummer.
Beispiel
„Guten Tag Herr Weber, vielen Dank für das Gespräch gestern am Stand zur Neugestaltung Ihres Online-Shops. Wie besprochen schicke ich Ihnen anbei eine kurze Übersicht möglicher Schritte. Wenn es passt, rufe ich Sie am Donnerstag zwischen 10 und 12 Uhr an. Oder nennen Sie mir einen Termin, der Ihnen besser passt. Viele Grüße“
Rechtliches
Schon auf der Messe vorbereiten
Gutes Nachfassen beginnt am Stand. Notieren Sie bei jedem Gespräch sofort zwei, drei Stichworte: Worum ging es, was wurde vereinbart, wie dringend ist das Thema? Eine Zahl von 1 bis 3 für die Dringlichkeit genügt. Ohne diese Notiz weiß am dritten Tag niemand mehr, welcher Kontakt über den Online-Shop und welcher über Visitenkarten sprach. Legen Sie vorher fest, wer welche Kontakte übernimmt, damit keiner doppelt angeschrieben wird und keiner vergessen.
Entscheidungshilfe: Kanal und Tonfall
- E-Mail: Geeignet, wenn Sie Unterlagen mitschicken oder ein Gespräch zusammenfassen. Betreff mit Bezug, zum Beispiel „Unser Gespräch auf der Messe zu …“.
- Telefon: Passend bei dringenden oder erklärungsbedürftigen Themen, wenn die Person den Anruf erwartet.
- Professionelles Netzwerk: Eine kurze Kontaktanfrage mit persönlichem Satz kann den Kontakt festigen, ersetzt aber kein Angebot.
- Brief oder Karte: Selten, deshalb auffällig, aber nur sinnvoll bei wenigen, wichtigen Kontakten.
Typische Fehler
- Serienmail an alle: Wer sich nicht angesprochen fühlt, löscht sie. Mindestens die Anrede und ein Satz zum Gespräch sollten individuell sein.
- Zu spät: Nach mehreren Wochen ist das Gespräch vergessen, der Kontakt wirkt kalt.
- Zu viel auf einmal: Ein Anhang mit 30 Seiten ersetzt keinen klaren Vorschlag.
- Keine zweite Chance: Kommt keine Antwort, ist ein freundliches Nachhaken nach etwa einer Woche oft angemessen, mit neuem Anlass statt Wiederholung.
- Visitenkarten-Daten ungefragt für Werbung nutzen: Das ist rechtlich etwas anderes als eine Antwort auf ein Gespräch.
Praxisbeispiel: Drei Kontakte, drei Nachrichten
Nach einer Fachmesse hat ein Betrieb drei Gespräche geführt. Kontakt A wollte ein Angebot, hier geht innerhalb von zwei Tagen eine Mail mit konkretem Terminvorschlag raus. Kontakt B interessierte sich allgemein, er bekommt eine kurze Danke-Mail mit einer passenden Unterlage und der Frage, ob ein Telefonat in zwei Wochen passt. Kontakt C war ein Wettbewerber, der nur Preise erfragte, hier ist kein Nachfassen nötig. So wird der Aufwand dort eingesetzt, wo eine Antwort wahrscheinlich ist. Wie dieser Schritt in den gesamten Ablauf passt, steht bei Messeauftritt planen.
Beispiel für eine zweite Nachricht
„Guten Tag Herr Weber, ich hatte Ihnen vor einer Woche eine Übersicht zur Neugestaltung Ihres Online-Shops geschickt. Seitdem haben wir einen passenden Ablauf mit Zeitplan zusammengestellt, den ich Ihnen gern kurz vorstelle. Wenn das Thema gerade nicht aktuell ist, sagen Sie es gern, dann melde ich mich erst wieder, wenn Sie es wünschen.“
Der Satz am Ende ist kein Zufall: Er lässt dem Empfänger einen leichten Ausweg und wirkt dadurch weniger aufdringlich als eine reine Erinnerung.
Eine persönliche Antwort auf ein geführtes Gespräch ist etwas anderes als eine Werbe-E-Mail an alle Kontakte. Für Werbung per E-Mail brauchen Sie in der Regel eine Einwilligung. Lassen Sie sich im Zweifel beraten. Mehr im Thema Nachfassen.
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